Os Custos Invisíveis das actividades relacionadas com a gestão da Informação

Análise IDC Sublinha “Custos Invisíveis” da Gestão da Informação

Os Custos Invisíveis das actividades relacionadas com a gestão da Informação, estão baseados numa sequência multi-anual de entrevistas com profissionais da área, o estudo procura estimar o tempo e recursos gastos com a gestão de informação, com o objectivo de determinar o ROI derivado da aquisição de aplicações nestas áreas.

O estudo revelou que o correio electrónico é, de longe, a actividade relativa à informação que mais tempo consome, seguida pelas tarefas relativas a pesquisa. As actividades que requerem colaboração com outros funcionários (comunicação e colaboração com equipas ou departamentos e direcção de projectos, por exemplo) vêm depois, seguidas pela criação e publicação de informação.

O correio electrónico consome uma média de 13 horas semanais por empregado, o que não surpreende, dado que é ele o principal veículo de colaboração e troca de informação, seja no interior ou para o exterior da organização. O correio está frequentemente entrelaçado com o fluxo de documentos, as vendas, o planeamento e outros processos de negócio. Assumindo o salário médio anual de 75.000 dólares, calculamos como sendo de 20.990 dólares o custo associado ao correio electrónico. Mas, atenção, o correio não é mais o único veículo de comunicação: as redes sociais, as mensagens instantâneas desfrutam de uma importância crescente.

Como este estudo demonstrou, os custos das actividades em informação são, para a organização, tão mais elevados quanto maior é a desorganização e a falta de automatização. Os nossos estudos mostram que o melhor e mais produtivo investimento em informação é o realizado em acesso, gestão e ferramentas colaborativas, as quais se pagam a si próprias, a maior parte das vezes numa questão de meses. Quando o trabalho em informação é automatizado, as organizações não só se tornam mais eficientes como o seu relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores melhora incomensuravelmente. Aliás, é esse, de longe, o mais valioso efeito da simplificação e automatização das actividades em informação.

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